El presente Manual da cumplimiento a los artículos 13 y 25 del Decreto 1377 de 2013 reglamentario de la Ley 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia) y es de aplicación obligatoria para todos los colaboradores, contratistas y aliados de Trement SAS.
I Identificación del responsable
- Razón social: Trement SAS
- Nombre comercial: Tours Medallo
- Domicilio: Cll 48 #38-45, La Candelaria, Medellín — Antioquia, Colombia
- Correo de contacto para datos: reservas@tour-medellin.com
- Teléfono: +57 319 651 4406
- Sitios web: tour-medellin.com · toursmedallo.com
II Marco normativo
Este Manual se fundamenta en:
- Ley Estatutaria 1581 de 2012 — Protección de datos personales.
- Decreto 1377 de 2013 — Reglamentación de la Ley 1581.
- Decreto 886 de 2014 — Registro Nacional de Bases de Datos.
- Circular Externa 002 de 2015 — SIC, instrucciones para el cumplimiento.
- Ley 679 de 2001 — Prevención de explotación sexual de menores.
III Definiciones
- Dato personal: Cualquier información vinculada a una persona natural identificada o identificable.
- Dato sensible: Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso puede generar discriminación (salud, origen racial, orientación política, religiosa o sexual).
- Titular: Persona natural a quien pertenecen los datos.
- Responsable: Trement SAS, quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
- Encargado: Tercero que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
- Tratamiento: Cualquier operación sobre datos: recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular.
IV Principios rectores
El tratamiento de datos en Trement SAS se rige por los siguientes principios:
- Legalidad: el tratamiento se ajusta a la ley.
- Finalidad: los datos se recolectan con fines determinados, explícitos y legítimos.
- Libertad: el tratamiento solo puede realizarse con autorización del titular, salvo excepción legal.
- Veracidad / Calidad: los datos deben ser veraces, completos y actualizados.
- Transparencia: el titular puede conocer en todo momento la información que sobre él se trate.
- Acceso y circulación restringida: solo personas autorizadas acceden a los datos.
- Seguridad: se adoptan medidas técnicas y administrativas para proteger los datos.
- Confidencialidad: quienes intervengan en el tratamiento están obligados a guardar reserva.
V Bases de datos tratadas
5.1 Base de datos de clientes y huéspedes
Contiene: nombre, documento, nacionalidad, correo, teléfono, historial de reservas y pagos. Finalidad: gestión comercial, prestación del servicio, facturación y cumplimiento regulatorio. Conservación: 10 años desde la última transacción.
5.2 Base de datos de prospectos y suscriptores
Contiene: correo electrónico, nombre (opcional), origen del contacto. Finalidad: comunicaciones de marketing y ofertas. Conservación: hasta revocación del consentimiento o 3 años sin interacción.
5.3 Base de datos de colaboradores y contratistas
Contiene: datos laborales, tributarios, bancarios y de seguridad social. Finalidad: gestión de nómina, contratos y obligaciones legales. Conservación: según normas laborales y tributarias colombianas (mínimo 10 años).
5.4 Base de datos de proveedores y aliados
Contiene: datos de contacto y financieros del proveedor. Finalidad: gestión de contratos y pagos. Conservación: 10 años.
VI Recolección y autorización
Trement SAS recolecta datos personales a través de:
- Formularios en línea (sitios web propios).
- WhatsApp Business y correo electrónico.
- Plataformas de reserva de terceros (cuando aplique).
- Registro en persona en las instalaciones.
La autorización para el tratamiento de datos se obtiene de manera previa, expresa e informada mediante la aceptación de este Manual y del Aviso de Uso de Datos al momento de la reserva o registro. Para datos de menores de edad, se requiere autorización del padre, madre o tutor legal.
Trement SAS no recolecta datos sensibles de forma intencionada en el marco ordinario de sus servicios. En caso de requerirlos por razones médicas de seguridad durante tours, se solicitará autorización específica y separada.
VII Transferencia internacional de datos
Algunas herramientas tecnológicas utilizadas por Trement SAS (Google Analytics, Meta, plataformas de correo) procesan datos en servidores ubicados fuera de Colombia. Estas transferencias se realizan bajo garantías contractuales adecuadas (cláusulas de protección) conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Trement SAS no cede datos a países que no ofrezcan niveles de protección adecuados sin las garantías correspondientes.
VIII Derechos de los titulares
Los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos frente a Trement SAS:
- Conocer los datos almacenados en nuestras bases y solicitar copia.
- Actualizar la información cuando sea inexacta o incompleta.
- Rectificar datos erróneos.
- Suprimir datos cuando no exista obligación legal de conservarlos (derecho al olvido).
- Revocar el consentimiento para comunicaciones comerciales en cualquier momento.
- Acceder gratuitamente a sus datos al menos una vez al mes.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): www.sic.gov.co
IX Procedimiento para ejercer derechos
El titular o su representante legal debe enviar solicitud escrita a reservas@tour-medellin.com indicando:
- Nombre completo y número de documento de identidad.
- Descripción clara y precisa del derecho que desea ejercer.
- Documentos de soporte cuando aplique (poder, representación legal).
Plazos de respuesta: Consultas: 10 días hábiles prorrogables 5 días más con notificación. Reclamos: 15 días hábiles prorrogables 8 días más con notificación al titular.
X Medidas de seguridad
Trement SAS adopta las siguientes medidas para proteger las bases de datos:
- Cifrado en tránsito mediante protocolo HTTPS/TLS.
- Control de acceso basado en roles: solo personal autorizado accede a datos personales.
- Copias de seguridad periódicas almacenadas en entornos seguros.
- Acuerdos de confidencialidad suscritos con colaboradores y proveedores.
- Registro de accesos y modificaciones a bases de datos sensibles.
- Revisión periódica de medidas de seguridad y actualización ante nuevas amenazas.
En caso de incidente de seguridad que afecte datos personales, Trement SAS notificará a los titulares afectados y a la SIC dentro de los 15 días hábiles siguientes a la detección del incidente, conforme a la normativa vigente.
XI Vigencia y actualizaciones
Este Manual tiene vigencia indefinida desde su publicación. Trement SAS podrá actualizarlo en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán comunicados a los titulares mediante correo electrónico o aviso en el sitio web con al menos 30 días de anticipación. La versión vigente siempre estará disponible en toursmedallo.com/manual-de-datos.
